ما هي البيانات؟

تعبر البيانات عن نصوص أو أرقام
أو صور وفي بعض الأحوال أصوات، حيث يتم
معالجة كل من هذه العناصر أو تخزينها في الحاسوب. ومما يذكر أن البيانات في حد
ذاتها قد تكون بلا معنى. لذلك، سوف نحتاج إلى تفسيرها أو (معالجتها) لكي تصبح
معلومات نستطيع فهمها وإدراكها.

لذلك، تعتبر
المعلومات بيانات ذات مغزى معين.

ولكي نوضح الفرق
بين مفهومي البيانات والمعلومات، مثلاً تشير كلمات مثل، خدمة العملاء و15000 و10
إلى بيانات. لكن إذا أمكن تفسيرها على أنها بيانات خاصة بشركة معينة، فقد تشير
البيانات مثلاً إلى أن قسم خدمة العملاء به 10 موظفين ومتوسط الدخل السنوي
للموظف هو 15000 دولار. عندئذ تصبح هذه البيانات معلومات. بطبيعة الحال، يمكن
تفسير نفس هذه البيانات بشكل آخر مختلف.

من الجدير بالذكر
أن البيانات تعتبر بمثابة المكونات الأساسية التي يقوم عليها أي عمل، وعندما يتم
معالجتها ودمجها مع بعضها باستخدام تقنيات متعددة تظهر نتائج مختلفة.

أبسط تعريف لقاعدة
البيانات هو:

مجموعة من
البيانات المرتبطة مع بعضها والتي تختص بموضوع أو أكثر.

فيما يلي عدد من
الأمثلة التي يمكن أن تشير إلى قاعدة بيانات:

·
دليل الهاتف

·
جدول مواعيد
القطارات

·
دفتر العناوين

·
معلومات عن
العملاء في شركة معينة

·
سجلات المبيعات في
إحدى الشركات

مصطلحات أساسية

الملف:
مجموعة من السجلات المتعلقة بنفس الموضوع

·
قائمة العملاء

·
قائمة المنتجات

·
مواعيد القطارات

السجل:
المعلومات الخاصة بعنصر معين

·
العميل

·
المنتج

·
القطار

الحقل:
عناصر البيانات الفردية الخاصة بكل سجل

·
العميل – الاسم والعمل
والعنوان ورقم الهاتف

·
المنتج – وصف
المنتج وسعر التكلفة وسعر البيع

·
القطار – الجهة والسائق
وعدد المقاعد ونوع عربات القطار

كذلك، يتم تحديد
الحقول من خلال حجم ونوع المعلومات التي تحتوي عليها.

مما يذكر أن قواعد
البيانات تأتي في شكلين أساسيين:

قاعدة البيانات غير المفهرسة

تستخدم قاعدة
البيانات غير المفهرسة في حالة القوائم البسيطة، وقد تكون البيانات مكررة داخل
قاعدة البيانات.

قواعد البيانات العلائقية

في قاعدة البيانات
العلائقية، يتم وضع البيانات في عدد من الملفات المرتبطة مع بعضها وذلك للحد من
تكرار البيانات. تتميز عمليات البحث والتحليل والتأمين للبيانات التي تتم من
خلال قاعدة البيانات العلائقية بالسهولة واليسر.

افترض مثلاً وجود
شركة بها موظفين وعملاء وتقدم منتجات أو خدمات. ويجب على العميل أن يسجل طلب
شراء للحصول على هذه المنتجات أو الخدمات.

قمنا بتحديد خمس
ملفات أو جداول مختلفة هي:

·
الموظف

·
العميل

·
المنتج

·
طلب الشراء

·
تفاصيل طلب الشراء

بطبيعة الحال،
هناك طلبات شراء لأكثر من منتج. لذلك، فسوف نحتاج إلى جدول مرتبط من أجل تفاصيل
طلب الشراء.

الجداول المحدَّدة
بأعلى لها علاقات ببعضها البعض:

· الموظف يبيع للعميل.

· العميل يطلب شراء منتج.

· يحتوي طلب الشراء على تفاصيل الشراء.

أنواع العلاقات

عندما يقوم أحد العملاء بتقديم طلب للشراء، قد يكون
هذا الطلب موجهًا لعدد من المنتجات. لمزيد من التوضيح، قد يكون هناك عدد من
المنتجات في طلب شراء واحد. يعرف ذلك باسم علاقة جزء بمجموعة أجزاء وهي العلاقة
الأكثر شيوعًا. هناك كذلك علاقة جزء بجزء الأقل شيوعًا. أما علاقة مجموعة أجزاء
بمجموعة أجزاء، فغير مسموح بها في أكسيس: حيث يتم معالجتها كعلاقة جزء بمجموعة
أجزاء من خلال إعداد جداول مرتبطة إضافية. ويوضِّح الشكل أدناه هذه العلاقات.

لاحظ رمز 1 الذي يشير إلى الجانب الفردي من العلاقة ورمز ¥ الذي يشير إلى الجانب المتعدد.

في مثال علاقة جزء
بمجموعة أجزاء، يعتبر حقل CustomerID هو الذي يربط بين الجدولين. في جدول العملاء، يعمل هذا الحقل
كمفتاح أساسي (primary key). إذ يقوم المفتاح الأساسي بتحديد كل سجل في الجدول، وفي بعض
الحالات، قد يكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل واحد (مثل CustomerID) أو قد يكون مجموعة من الحقول (مثل OrderID + LineNo الذي سيحدِّد سجلاً في جدول طلب
الشراء). وبمعرفتك للبيانات الموجودة في الجدول، يمكنك تحديد الحقل أو مجموعة
الحقول التي ستحدِّد السجلات الموجودة
في هذا الجدول.

في جدول طلبات
الشراء، يعمل CustomerID
كمفتاح خارجي
(foreign
key) يرتبط بالجدول
الأساسي في العلاقة وهو هنا جدول العميل.

لماذا نستخدم قاعدة البيانات الإليكترونية؟

تسمح لنا قواعد
البيانات الإليكترونية بتنفيذ المهام نفسها التي تتم في قواعد البيانات
التقليدية ولكن مع المميزات التالية:

·
السرعة الفائقة

·
سهولة الاستخدام

·
تخزين قدر هائل من
البيانات

·
السماح بإدخال
وتحرير البيانات بسهولة شديدة

·
التحديث التلقائي
وإعادة حساب البيانات

·
السماح بفرز
البيانات في سرعة وسهولة

·
السماح بالبحث عن
البيانات وتحديدها

·
تنسيق وتنظيم
وتقديم البيانات بالطريقة التي تفضلها

·
مشاركة المعلومات
مع برامج / تطبيقات أخرى

· وعلى شبكات الاتصال، تسمح لك قواعد البيانات بمشاركة مجموعة واحدة من
المعلومات مع العديد من المستخدمين وهو ما يقلل من تكرار البيانات.

· الإقلال من عملية تكرار البيانات وبالتالي معالجة مشكلة الاحتفاظ بعدد من
النسخ المحدثة لقاعدة البيانات نفسها.

لماذا نستخدم قاعدة بيانات أكسيس؟

تعتبر قاعدة
بيانات أكسيس بمثابة نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية وتشكّل مع باقي
تطبيقات مايكروسوفت مثل : وورد وإكسيل
وباوربوينت والبريد الإليكتروني ومجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس بروفيشنل (Microsoft Office Professional).

تقدم قاعدة بيانات
أكسيس طريقة فعالة لتخزين وفرز ومعالجة واستعادة البيانات.

تم تطوير أكسيس
بواسطة مايكروسوفت، الشركة نفسها التي طورت نظام التشغيل ويندوز.

تجدر الإشارة إلى
أن أهم سمات أكسيس تكمن في سهولة الاستخدام بالنسبة للمبتدئين حيث يمكنك
باستخدام عمليات بسيطة تطوير قواعد البيانات في سهولة كبيرة. كما تُستخدم قواعد
بيانات أكسيس لتطوير نظم التطبيق المتقدمة.

يسمح برنامج أكسيس
أيضًا بقدر كبير من إمكانية تعديل الحقول والجداول بعد إدخال البيانات.

مقدمة لقاعدة بيانات أكسيس

تستخدم قاعدة
بيانات أكسيس إلى حد بعيد المصطلحات نفسها التي سبق لنا توضيحها من قبل. وذلك
باستثناء استخدام مصطلح الجداول بدلاً من الملفات، وهذا الأمر مناسب حيث إن معظم
المعلومات التي تستخدمها تكون بطبيعتها بصورة جداول.