أعزائى أنا زهت من الدروس
بس الأكسس متعة بجد
وده الدرس الأول
مقدمة

ما هي البيانات؟	تعبر البيانات عن نصوص أو أرقام أو صور وفي بعض الأحوال أصوات، حيث يتم معالجة كل من هذه العناصر أو تخزينها في الحاسوب. ومما يذكر أن البيانات في حد ذاتها قد تكون بلا معنى. لذلك، سوف نحتاج إلى تفسيرها أو (معالجتها) لكي تصبح معلومات نستطيع فهمها وإدراكها.
	لذلك، تعتبر المعلومات بيانات ذات مغزى معين.
	ولكي نوضح الفرق بين مفهومي البيانات والمعلومات، مثلاً تشير كلمات مثل، خدمة العملاء و15000 و10 إلى بيانات. لكن إذا أمكن تفسيرها على أنها بيانات خاصة بشركة معينة، فقد تشير البيانات مثلاً إلى أن قسم خدمة العملاء به 10 موظفين ومتوسط الدخل السنوي للموظف هو 15000 دولار. عندئذ تصبح هذه البيانات معلومات. بطبيعة الحال، يمكن تفسير نفس هذه البيانات بشكل آخر مختلف.
	من الجدير بالذكر أن البيانات تعتبر بمثابة المكونات الأساسية التي يقوم عليها أي عمل، وعندما يتم معالجتها ودمجها مع بعضها باستخدام تقنيات متعددة تظهر نتائج مختلفة.

ما هي قاعدة البيانات؟	أبسط تعريف لقاعدة البيانات هو: مجموعة من البيانات المرتبطة مع بعضها والتي تختص بموضوع أو أكثر.
	فيما يلي عدد من الأمثلة التي يمكن أن تشير إلى قاعدة بيانات: · دليل الهاتف · جدول مواعيد القطارات · دفتر العناوين · معلومات عن العملاء في شركة معينة · سجلات المبيعات في إحدى الشركات

مصطلحات أساسية	الملف: مجموعة من السجلات المتعلقة بنفس الموضوع
	· قائمة العملاء · قائمة المنتجات · مواعيد القطارات
	السجل: المعلومات الخاصة بعنصر معين · العميل · المنتج · القطار
	الحقل: عناصر البيانات الفردية الخاصة بكل سجل · العميل – الاسم والعمل والعنوان ورقم الهاتف · المنتج – وصف المنتج وسعر التكلفة وسعر البيع · القطار – الجهة والسائق وعدد المقاعد ونوع عربات القطار
	كذلك، يتم تحديد الحقول من خلال حجم ونوع المعلومات التي تحتوي عليها.

	مما يذكر أن قواعد البيانات تأتي في شكلين أساسيين:
قاعدة البيانات غير المفهرسة	تستخدم قاعدة البيانات غير المفهرسة في حالة القوائم البسيطة، وقد تكون البيانات مكررة داخل قاعدة البيانات.

قواعد البيانات العلائقية	في قاعدة البيانات العلائقية، يتم وضع البيانات في عدد من الملفات المرتبطة مع بعضها وذلك للحد من تكرار البيانات. تتميز عمليات البحث والتحليل والتأمين للبيانات التي تتم من خلال قاعدة البيانات العلائقية بالسهولة واليسر.
	افترض مثلاً وجود شركة بها موظفين وعملاء وتقدم منتجات أو خدمات. ويجب على العميل أن يسجل طلب شراء للحصول على هذه المنتجات أو الخدمات.
	قمنا بتحديد خمس ملفات أو جداول مختلفة هي: · الموظف · العميل · المنتج · طلب الشراء · تفاصيل طلب الشراء
	بطبيعة الحال، هناك طلبات شراء لأكثر من منتج. لذلك، فسوف نحتاج إلى جدول مرتبط من أجل تفاصيل طلب الشراء.
	الجداول المحدَّدة بأعلى لها علاقات ببعضها البعض: · الموظف يبيع للعميل. · العميل يطلب شراء منتج. · يحتوي طلب الشراء على تفاصيل الشراء.

أنواع العلاقات	عندما يقوم أحد العملاء بتقديم طلب للشراء، قد يكون هذا الطلب موجهًا لعدد من المنتجات. لمزيد من التوضيح، قد يكون هناك عدد من المنتجات في طلب شراء واحد. يعرف ذلك باسم علاقة جزء بمجموعة أجزاء وهي العلاقة الأكثر شيوعًا. هناك كذلك علاقة جزء بجزء الأقل شيوعًا. أما علاقة مجموعة أجزاء بمجموعة أجزاء، فغير مسموح بها في أكسيس: حيث يتم معالجتها كعلاقة جزء بمجموعة أجزاء من خلال إعداد جداول مرتبطة إضافية. ويوضِّح الشكل أدناه هذه العلاقات. لاحظ رمز 1 الذي يشير إلى الجانب الفردي من العلاقة ورمز ¥ الذي يشير إلى الجانب المتعدد.
	في مثال علاقة جزء بمجموعة أجزاء، يعتبر حقل CustomerID هو الذي يربط بين الجدولين. في جدول العملاء، يعمل هذا الحقل كمفتاح أساسي (primary key). إذ يقوم المفتاح الأساسي بتحديد كل سجل في الجدول، وفي بعض الحالات، قد يكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل واحد (مثل CustomerID) أو قد يكون مجموعة من الحقول (مثل OrderID + LineNo الذي سيحدِّد سجلاً في جدول طلب الشراء). وبمعرفتك للبيانات الموجودة في الجدول، يمكنك تحديد الحقل أو مجموعة الحقول التي ستحدِّد السجلات الموجودة في هذا الجدول.
	في جدول طلبات الشراء، يعمل CustomerID كمفتاح خارجي (foreign key) يرتبط بالجدول الأساسي في العلاقة وهو هنا جدول العميل.

لماذا نستخدم قاعدة البيانات الإليكترونية؟

تسمح لنا قواعد البيانات الإليكترونية بتنفيذ المهام نفسها التي تتم في قواعد البيانات التقليدية ولكن مع المميزات التالية: · السرعة الفائقة · سهولة الاستخدام · تخزين قدر هائل من البيانات · السماح بإدخال وتحرير البيانات بسهولة شديدة · التحديث التلقائي وإعادة حساب البيانات · السماح بفرز البيانات في سرعة وسهولة · السماح بالبحث عن البيانات وتحديدها · تنسيق وتنظيم وتقديم البيانات بالطريقة التي تفضلها · مشاركة المعلومات مع برامج / تطبيقات أخرى · وعلى شبكات الاتصال، تسمح لك قواعد البيانات بمشاركة مجموعة واحدة من المعلومات مع العديد من المستخدمين وهو ما يقلل من تكرار البيانات. · الإقلال من عملية تكرار البيانات وبالتالي معالجة مشكلة الاحتفاظ بعدد من النسخ المحدثة لقاعدة البيانات نفسها.

لماذا نستخدم قاعدة بيانات أكسيس؟	تعتبر قاعدة بيانات أكسيس بمثابة نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية وتشكّل مع باقي تطبيقات مايكروسوفت مثل : وورد وإكسيل وباوربوينت والبريد الإليكتروني ومجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس بروفيشنل (Microsoft Office Professional).
	تقدم قاعدة بيانات أكسيس طريقة فعالة لتخزين وفرز ومعالجة واستعادة البيانات.
	تم تطوير أكسيس بواسطة مايكروسوفت، الشركة نفسها التي طورت نظام التشغيل ويندوز.
	تجدر الإشارة إلى أن أهم سمات أكسيس تكمن في سهولة الاستخدام بالنسبة للمبتدئين حيث يمكنك باستخدام عمليات بسيطة تطوير قواعد البيانات في سهولة كبيرة. كما تُستخدم قواعد بيانات أكسيس لتطوير نظم التطبيق المتقدمة.
	يسمح برنامج أكسيس أيضًا بقدر كبير من إمكانية تعديل الحقول والجداول بعد إدخال البيانات.
مقدمة لقاعدة بيانات أكسيس	تستخدم قاعدة بيانات أكسيس إلى حد بعيد المصطلحات نفسها التي سبق لنا توضيحها من قبل. وذلك باستثناء استخدام مصطلح الجداول بدلاً من الملفات، وهذا الأمر مناسب حيث إن معظم المعلومات التي تستخدمها تكون بطبيعتها بصورة جداول.
	<TABLE cellSpacing=0 cellPadding=0 width="100%"> <TR> <td style="BORDER-RIGHT: #f3f2f9; BORDER-TOP: #f3f2f9; BORDER-LEFT: #f3f2f9; BORDER-BOTTOM: #f3f2f9; BACKGROUND-COLOR: transparent"> اسم الملف </TD></TR></TABLE> <TABLE cellSpacing=0 cellPadding=0 width="100%"> <TR> <td style="BORDER-RIGHT: #f3f2f9; BORDER-TOP: #f3f2f9; BORDER-LEFT: #f3f2f9; BORDER-BOTTOM: #f3f2f9; BACKGROUND-COLOR: transparent"> السجلات </TD></TR></TABLE> <TABLE cellSpacing=0 cellPadding=0 width="100%"> <TR> <td style="BORDER-RIGHT: #f3f2f9; BORDER-TOP: #f3f2f9; BORDER-LEFT: #f3f2f9; BORDER-BOTTOM: #f3f2f9; BACKGROUND-COLOR: transparent"> الحقول </TD></TR></TABLE>

يطلق على طريقة عرض هذا الجدول اسم ورقة البيانات، وهي عادةً الطريقة التي يعرض من خلالها برنامج أكسيس البيانات. بطبيعة الحال، قد تكون قاعدة البيانات صغيرة الحجم جدًا مثل دفتر عناوين لأحد الأشخاص، وقد تكون ضخمة تحتوي على كميات هائلة من البيانات التي تختص بعمليات وأنشطة تجارية كبيرة جدًا.

تقديم أدوات أكسيس	عند العمل في قاعدة بيانات، سيطلب منك القيام بأكثر من مجرد عرض البيانات. ولكي تقوم بمعالجة البيانات وتقديمها على شكل معلومات، تحتاج لمجموعة من الأدوات أو الوسائل.
ما هي النماذج؟	يمكنك أن تستخدم النموذج في إدخال أو تحرير أو عرض المعلومات في سجلات قاعدة البيانات.
	يسمح لك كذلك بعرض ما ترغب فيه بالطريقة المفضلة لديك.
	وبذلك، يمكنك إنشاء النماذج لكي تؤدي عمل المستندات الورقية.
ما هو الاستعلام؟	الاستعلام عبارة عن سؤال خاص بالبيانات، مثل: · ما عدد الحسابات المتأخرة؟ · ما عدد عملاء الشركة في مملكة البحرين؟
	عندما تقوم بالاستعلام من قاعدة البيانات، ستحصل على أحدث المعلومات المتوفرة.
ما هي التقارير؟	يتم استخدام التقرير في طباعة وعرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
	تسمح لك التقارير بتقديم معلوماتك بالطريقة التي ترغب فيها وتمكِّنك من: · تجميع المعلومات · حساب الإجماليات والمتوسطات

لتشغيل برنامج أكسيس

· اضغط على أيقونة Start. · اضغط على Programs. · اضغط على أيقونة Microsoft Access من القائمة الفرعية المعروضة.

إطار تطبيق أكسيس

يستخدم إطار برنامج أكسيس نفس التخطيط القياسي لكل تطبيقات مايكروسوفت ويندوز. حيث يتم عرض شريط العنوان أعلى الإطار مع مربع قائمة التحكم في اليسار والأزرار الخاصة بالإغلاق والتصغير واستعادة الحجم في الجانب الأيمن من الإطار، وتحت شريط العنوان هناك شريط القوائم. عندما تقوم بتشغيل برنامج أكسيس، تتاح فقط قائمتا ملف وتعليمات ويتم تعطيل بقية الأزرار على شريط الأدوات، يرجع ذلك إلى عدم فتح أية قاعدة بيانات.

شريط أدوات أكسيس

يحتوي شريط أدوات برنامج مايكروسوفت أكسيس على أزرار تقدم اختصارات للأوامر الموجودة في شريط القوائم. هناك العديد من أشرطة الأدوات المتاحة، حيث يمكن عرضها من خلال تحديد أشرطة الأدوات من قائمة عرض. وإذا لم تكن عالمًا بوظيفة الزر، ضع مؤشر الفأرة على الزر لتحصل على وصف بسيط لوظيفته.

لفتح قاعدة بيانات عند تشغيل أكسيس

· من مربع الحوار المفتوح، حدِّد خيار فتح ملف موجود. ثم حدِّد الملف المطلوب واضغط على زر موافق.

لفتح قاعدة بيانات أكسيس بعد تشغيل البرنامج

· من قائمة الملف، اختر فتح. ملحوظة: قد يتم وضع قواعد البيانات التي جرى استخدامها مؤخرًا أسفل قائمة الملف. إذا وجدت قاعدة البيانات المطلوبة في القائمة، اضغط عليها لفتحها. كما يمكنك فتح ملف بالضغط على أيقونة فتح على شريط الأدوات قياسي. · حدِّد اسم الملف من القائمة المعروضة على الجانب الأيسر من المربع (قد تحتاج إلى البحث في مجلدات أخرى حتى تصل إلى قاعدة البيانات المطلوبة). · اضغط علىزر فتح في مربع الحوارلإتمام العملية.

لإضافة قاعدة بيانات إلى مجلد "المفضلة"

· افتح برنامج أكسيس، ثم قم بعرض مربع الحوار فتح. حدِّد مكان العنصر الذي ترغب في إضافته إلى مجلد المفضلة. في المثال الموضَّح أدناه تم تحديد ملف قاعدة بياناتNorthwind.

	· اضغط على القائمة المنسدلة أدوات (في شريط أدوات مربع الحوار فتح)، ثم حدِّد الأمر إضافة إلى المفضلة. فيتم إضافة العنصر المحدَّد إلى مجلد المفضلة.
فتح قاعدة بيانات من مجلد "المفضلة"	· لفتح ملف موجود في المفضلة، اعرض في البداية مربع الحوار فتح. · اضغط على أيقونة المفضلة في الجانب الأيسر من مربع الحوار فتح. · يتم عرض العناصر المضافة إلى المفضلة في إطار مربع الحوار، على النحو الموضَّح أدناه. · اضغط على ا
أعجبنيلم يعجبني